複合機の保守とは?保守契約を結ぶ理由

複合機の保守とは?

オフィスに複合機を導入するとき機種を選んで終わりではなく、合わせて「保守」も検討する必要があります。新品複合機でも中古複合機でも、大抵の販売店では複合機の購入に合わせて保守契約の締結を求めてくるはず。

でも、そもそも複合機の保守とは何なのか?
また、複合機を購入するとき絶対に「保守」が必要なのか?

といった疑問が浮かんでくる方も多いのでは。
ということで今回は、複合機の「保守」とは何かの説明と、保守契約を結ぶ理由など簡単にご説明いたします。

▶︎目次

1.そもそも複合機の保守とは?

まず、複合機とは、コピー機能、プリンター機能、FAX機能、スキャナ機能などが1台の筐体に複合されたコピー機。一見すると頑丈そうに感じますが、とてもデリケートな「精密機械」なのです。
複合機の保守とは?
そこで、複合機の「保守」とは何なのか?簡単にいえば「保証」のようなもの。
一般的に、複合機を購入したあと、故障を未然に防ぐためのメンテナンスや万一故障などのトラブルが発生したときに修理してくれるサービスになります。

大抵の販売業者では、複合機の購入契約と合わせて、保守についてもしっかり契約書を交わして「保守契約」を締結します。

この契約さえ結んでいれば、定期メンテナンス、トラブル発生時の修理、トナーなどの消耗品交換、といったサービスが無償で受けられるのです。また、修理を依頼したときも迅速に対応してくれます。

以上の複合機の保守には、名称のみですが主に以下の3つのタイプが利用できます。

  • カウンター保守
  • キット(トナー)保守
  • スポット保守

詳しくは当サイト内でもご紹介していますが、最もポピュラーなタイプは「カウンター保守」。
法人で利用される業務用複合機の8割以上はカウンター保守で契約を結んでいるほどです。

2.なぜ複合機で保守契約を結ぶのか?契約していないと後々大変なことに!

では、複合機を購入するとき仮に保守契約を結んでいないとどうなるのか?
なぜ複合機に保守は必要なのか?契約していないと後々大変なことに
複合機でよくあるトラブルは紙詰まり。
取り除ける範囲であれば良いものの奥の部分で用紙が取り除けない。

また、購入して暫くは綺麗な状態でコピー・印刷できていても、使い続けるうちに汚れが付いた状態で排出される。といったトラブルは多々発生するものです。

そこで、複合機の修理を依頼した場合、一般的に複合機の修理にはとてもお金がかかります。

派遣される技術員の人件費や部品の取り換えが必要なら部品代などがかかり、1回の修理で10万円程度かかってしまうケースもあります。

その他にも、一般的な複合機ではブラック、マゼンタ、シアン、イエローの4色のトナーを利用しますが、このトナーは消耗品。

1色でもなくなればコピー・印刷ができなくなるため、交換しようとしてもメーカー純正トナーは1本が40,000円~70,000円程度ととても高額。

オフィスで複合機を利用していると、紙詰まりなどによる故障は多く、トナーなどの消耗品は使えば使うほど消費が早くなり、その度に実費で清算しているとコスト面で大きな負担に。さらに、修理のみを依頼できる業者は少なく、修理が依頼できても待たされることも考えられます。

このように、保守契約を結んでいないと、後々余計な費用がかかり、何より業務に支障きたすケースもあります。

複合機は仕事を行っていく上で欠かすことのできない事務機器であり、しっかり保守契約を結んで常に最適な状態を保っておく必要があるのです。

3.まとめ

オフィスに複合機を導入するとき選ぶ機種も重要ですが、それ以上に「保守」をしっかり検討する必要があります。

複合機の保守とは、故障を未然に防ぐためのメンテナンスや万一故障などのトラブルが発生したときに修理してくれるサービス。

保守契約を結ぶことでメンテナンス、修理、消耗品の交換といったサービスが無償で受けられます。
まず、保守契約を結ばないという法人の方はいないかと思いますが、複合機の「保守」の重要性は理解しておきたいですね。

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