複合機を購入するとき同時に必要なのが「保守契約」。
販売業者と契約を締結することで、定期メンテナンス、故障時の修理、トナーなどの消耗品の交換といったサービスを無償で行ってくれるサービス、余程の理由がない限り契約するはずです。
その複合機の保守には主に、
- カウンター保守
- スポット保守
- キット保守
と、大きく３種類のタイプがあり、利用環境や状況に合わせて、しっかり契約書を交わした契約を行います。
そこで今回は、複合機の３種類の保守契約のそれぞれの特徴や仕組み、メリット・デメリットをご紹介いたします。
▶︎目次
１．複合機「カウンター保守契約」の特徴とメリット・デメリット
複合機やコピー機の保守には、ご紹介した通り大きく３種類のタイプはありますが、最も契約が多い保守契約は「カウンター保守」。
法人で導入される業務用の複合機では8割以上はカウンター保守を結んでいるほどポピュラーな保守契約になります。
カウンター保守の特徴は、まずモノクロ◯円／カラー△円というように１枚単価を保守会社とあらかじめ設定して契約を結ぶ。
その後、複合機の利用を始めた時点で複合機本体に内蔵されたカウンター機能が、モノクロ・カラーの利用枚数をカウントし、月に1度1枚あたりの単価に基づいてカウンター料金が請求される仕組みになっています。
ちなみに、基本料金（カウント最低料金）も設定されるので、仮に1月に全く使用しない0枚でも月額の支払いは発生します。
このカウンター料金を支払うことで、定期メンテナンス、故障の際の修理、トナーなどの消耗品の交換といったサービスが無償で受けられるのです。
カウンター保守のメリット・デメリット
以上の特徴からカウンター保守のメリット・デメリットをまとめてみましょう。
メリット
・突然の修理でも支払いが不要
・毎月の印刷枚数が多い場合、1枚あたりのカウンター料金が比較的安くなる
・トナーなどの消耗品が無償交換されるので事務経費が抑えられる
デメリット
・毎月カウンター料金の支払いが発生する
・想定よりも大量にコピーや印刷するとカウンター料金が跳ね上がる
・あまりにも使用頻度が少ないと割高になってしまうこともある
以上のように、カウンター保守は使用した枚数によってカウンター料金が増減するので、毎月500枚～1,000枚程度コピーや印刷をする会社に向いているといえます。
また、カウンター料金を支払うことで定期メンテナンスやトナー交換などのサービスが受けられるので、トータルで考えれば割安な保守契約ではないでしょうか。
２．複合機「スポット保守契約」の特徴とメリット・デメリット
スポット保守とは名前のイメージ通り、カウンター保守のような継続的な料金が発生するわけではなく、複合機の故障や印刷物の汚れなどの不具合が発生したとき、その都度有償で修理やメンテナンスを依頼するタイプの保守契約です。
そのため、複合機の利用頻度が少ない、故障したときだけ修理が依頼できればいい、といった継続的なメンテナンスが必要ないときにスポット保守は有効な契約となります。
ただし、修理やメンテナンス費用はその都度実費精算、トナー交換などの消耗品もすべて実費で支払う必要があります。仮に複合機のドラムカートリッジなどが故障した場合は、10万円以上修理費がかかるケースもあり、注意が必要な保守契約なのです。
スポット保守のメリット・デメリット
以上の特徴から、スポット保守のメリット・デメリットをまとめてみましょう。
メリット
・毎月継続的な支払いが発生しない
デメリット
・故障部位によって高額な修理費用が必要になる
・その都度業者に依頼する手間がかかり、修理が遅くなるケースがある
・カウンター料金と比べると印刷単価が比較的高くなる
以上、スポット保守では毎月継続的な支払いが発生しないのが唯一のメリット。
しかし、デメリット面は多く、複合機の修理費用が高額になりがちなこと、しかもその修理費はもちろん一定ではありません。
そのため、極端に利用頻度が少ない場合では有効な保守体系ですが、頻繁に複合機を使用するときにはおすすめできない保守契約です。
３．複合機「キット保守契約」の特徴とメリット・デメリット
キット保守とは、正式にはトナーキット保守、キットトナー保守と呼ばれ、交換するトナー代金にメンテナンスなどの保守費用も含まれるタイプの契約になります。
特徴は、複合機本体の購入時に保守契約付き「トナーキット」を購入することで保守が実施される仕組みとなり、トナー切れで「トナーキット」を再購入することでメンテナンスなどのサービスも継続。
また、トナーを使用している間は修理費が無料になり、出張費や作業費、交換部品費用などの費用が含まれています。
つまり、トナーキットを購入して無くなるまでは保守料金は無料になるため、保守の「前払い」といったイメージでしょうか。
キット保守のメリット・デメリット
以上から特徴から、キット保守のメリット・デメリットをまとめてみましょう。
メリット
・キット保守がある複合機は本体価格が比較的安い
・トナーキットを購入してなくなるまで保守は無料で再購入すれば継続される
デメリット
・基本的に「モノクロ」専用機種のみ
・トナーや部品、さらに印刷単価も割高
以上のように、モノクロ機種を利用するケースは少なく機種も限定されるので、一般的な会社では契約することはほとんどありません。
特徴から考えると、モノクロ機種でも利用頻度が少ない小規模オフィスやSOHOでは有効な保守契約ではないでしょうか。
４．まとめ
今回は、複合機の3つの保守契約の特徴などご説明しましたが、ほとんどの法人で縁があるのは「カウンター保守」です。
業務用で利用する複合機の8割以上はカウンター保守で契約しており、ある程度複合機を利用する法人では無難な保守契約になります。
その際、複合機の利用状況が極端に少ない、もしくはたまにしか利用しないといった会社ではスポット保守やキット保守が有効になります。
ただし、万一故障したときや、トナー切れになったときはその都度費用が発生するので、内容をよく確認してから保守契約は選ぶようにしましょう。